Eine kleine Anleitung für dein Berichtsheft (Ausbildungsnachweis)

Warum muss ich ein Berichtsheft führen?

Du bist verpflichtet regelmäßig dein Berichtsheft zu führen, da es eine der Vorrausetzungen für die Zwischen- und Abschlussprüfung ist. Wenn du dein Berichtsheft nicht ordnungsgemäß führst kann es passieren, dass du von der Prüfung ausgeschlossen wirst und deine Ausbildung nicht abschließen kannst.
Dein regelmäßig geführtes Berichtsheft soll dir ähnlich wie ein Tagebuch zeigen wie du dich entwickelst und was du bereits alles gelernt hast. Es ist quasi ein kleiner Rückblick für dich auf deine bisherige Ausbildung an dem du erkennen kannst was du schon alles geschafft hast.

Dein Berichtsheft dient dem Prüfungsausschuss als Anhaltspunkt ob du korrekt ausgebildet wurdest.
Dein Ausbilder kann mit Hilfe deines Berichtshefts erfahren, wie er dich in Zukunft einsetzten sollte und was er dir noch beibringen muss.
Es ist ein Beweismittel, wenn du, dein Ausbilder, dein Lehrer oder dein Prüfungsausschuss sich streiten. Es ist eine Art Protokoll mit dem du zum Beispiel nachweisen kannst, dass du ungerecht behandelt wurdest oder man dir das nötige Wissen nicht beigebracht hat.

Du musst es aber ganz bestimmt nicht führen, weil man dich ärgern oder beschäftigen will. Im Gegenteil es soll dich unterstützen und dir auf dem Weg zur abgeschlossenen Berufsausbildung helfen.

Woraus besteht ein Berichtsheft?

• Ordner/Hefter
  Er soll dein Berichtsheft über die gesamte Lehrzeit schützen, damit es auch zur Abschlussprüfung noch ordentlich ist. (Wichtig: Der Prüfungsausschuss sieht unordentliche Berichtshefte garnicht gerne!)
• Deckblatt
  Es soll auf einen Blick zeigen, wem das Berichtsheft gehört und welcher Ausbildungsberuf erlernt wird.
• Grunddatenseite
  Hier stehen alle wichtigen Informationen zu dir, deiner Ausbildung und deinem Ausbildungsbetrieb. Diese Seite ist besonders wichtig für die Zwischen- und Abschlussprüfung, da die Prüfungsausschüsse diese Infos nutzen, um dein Prüfungsprotokoll zu bearbeiten. (Wichtig: Diese Infos müssen unbedingt 100% korrekt sein!)
• Berichtsheftseiten
  Auf diesen Seiten dokumentierst du deine komplette Berufsausbildung. Sie sind als das Kernelement deines Berichtshefts, welches du regelmäßig und zeitnah führen musst.

Die Berichtsheftseiten gibt es in folgenden Varianten:

Tagesberichte

In dem Tagesbericht schreibst du genau auf, was du an dem jeweiligen Tag deiner Ausbildung gemacht hat. Es gibt in den Tagesberichten sechs Bereiche für die Wochentage Montag bis Samstag. Deine Tätigkeit beschreibst du relativ genau und gibst jeweils die Zeit an, welche du dafür benötigt hast.

Wochenberichte

In den Wochenberichten schreibst du eine kurze Zusammenfassung zu deiner Ausbildungswoche. Es werden kurze prägnante Sätze bis zu stichwortartigen Aufzählungen erwartet. Ziel ist es einen sauberen Überblick über die wichtigsten Tätigkeiten deiner Woche zu erhalten.

Monatsberichte

In den Monatsberichten schreibst du einen Überblick über die wichtigsten Tätigkeiten deines Monats. Diese Variante ist die ungenauste von allen, da du sehr wahrscheinlich auf einer DIN A4 Seite nicht alle wichtigen Ereignisse deines Ausbildungsmonats niederschreiben kannst. Daher ist diese Variante auch bei den Azubis und Ausbilder am wenigsten beliebt.

Abteilungsberichte

Der Abteilungsbericht ist ein zusätzlicher Bericht und ist nur notwendig, wenn du im Laufe deiner Ausbildung mehrere Abteilungen deines Ausbildungsunternehmens durchläufst.
Der Abteilungsbericht dient als Erinnerung und Aufzeichnung was du in den jeweiligen Abteilungen gelernt hast. Dieser Bericht wird zusätzlich zu den Tages- oder Wochenberichten geführt und verschafft einen genaueren Überblick über die Aufgaben in einer anderen Abteilung des Ausbildungsbetriebs. Er kann dir als Hilfestellung dienen, wenn du dich nach deiner Ausbildung für eine Abteilung entscheiden musst.

Zusatzberichte: Skizzen/Fotos/Zeichnungen

In einigen Ausbildungsberufen werden Skizzen/Fotos/Zeichnungen von deinen Projekten/Arbeiten erwartet. Wie häufig du solche Veranschaulichung erstellen musst, ist sehr individuell für den jeweiligen Beruf vorgegeben, am besten Fragst du dazu deinen Ausbilder. Sollten für deinen Beruf keine Vorgaben bestehen, kannst du aber trotzdem kreativ werden und zusätzliche Bilder erstellen, deine Prüfer werden sich freuen kein stumpfes Schwarz auf Weiß Berichtsheft und ein paar zusätzliche Infos von deiner Ausbildung zu erhalten.

Welche Berichtsheftform du verwenden musst, hängt von deinem Ausbildungsberuf ab.
In deiner Ausbildungsordnung steht genau drin, welche Berichte von dir erwartet werden. Am besten sprichst du mit deinen Ausbilder ab, welche Berichte du verwenden sollst.

Wie soll ich die Berichte führen?

Niemand erwartet Romane von dir. Du solltest kurz und knapp deine Tätigkeiten mit allen notwendigen Informationen beschreiben. Du solltest also schon darauf achten, dass die Angaben in deinem Berichtsheft ausführlich und nicht nur stichpunktartig sind. Je mehr Details du zum Gelernten in dein Berichtsheft schreibst, umso besser. In erste Linie sollen deine Tätigkeiten natürlich aus deiner persönlichen Sicht beschrieben werden. Dabei solltest du auch auf eine saubere Schrift und korrekte Rechtschreibung achten, schließlich muss hinterher jemand anderes deine Berichte lesen und verstehen können.

Der Platz, der dir auf den Berichtsheftseiten zur Verfügung steht, sollte genutzt werden. Lücken oder nur kurze Texte sind nicht gerne gesehen und würden unter Umständen dazu führen, dass der Prüfer deine Berichte als nicht ausführlich genug empfindet.
Wiederholungen solltest du ebenfalls vermeiden, versuch am besten jede Tätigkeit genau zu betrachten und die Besonderheiten herauszuarbeiten. So entstehen spielendleicht neue Formulierungen.
Wenn dir einfach nichts mehr einfällt, was oder wie du es schreiben solltest, frag dich einfach wie du deinen Freunden von deinem Ausbildungstag berichten würdest. Und schon hast du den perfekten Text für dein Berichtsheft.
Bei deiner Ausdrucksweise solltest du auf eine klare und verständliche Wortwahl achten. Fachausdrücke kannst du gerne verwenden, sinnvoll ist es allerdings, diese kurz zu erläutern.

Es empfiehlt sich das Berichtsheft täglich zu führen. Wenn du dein Berichtsheft verzögert erstellst wirst du bestimmt eine Menge vergessen. Das anschließende aus den Fingern saugen von Tätigkeiten ist garantiert anstrengender und stressiger, als wenn du direkt nach deinem Arbeitstag kurz deine Berichte schreibst. Du läufst dann auch nicht Gefahr zum Beispiel ausversehen an einem Urlaubstag einen Eintrag zu deinem Berufsschulbesuch zu erstellen. Solch ein Fehler führt bestimmt zu Problemen in der Abschlussprüfung. Ein paar kurze Notizen beispielsweise in unserem digitalen Berichtsheft helfen dir später beim Schreiben.

Kleiner Tipp: Das Schreiben deines Berichtshefts ist Bestandteil deiner Ausbildung, daher sollte dir dein Ausbilder die Möglichkeit geben es während deiner Arbeitszeit zu führen.

Beispiele wie du deine Berichte formulieren solltest:

So sehen vorbildliche Tageseinträge aus:

Beispiel Tageseintrag für Verkäufer:innen

Beispiel Tageseintrag für Kaufmann/-frau für Groß- und Außenhandelsmanagement

Was gehört alles in einen Bericht?

Du solltest alle Aufgaben und Tätigkeiten aufschreiben, die du in deinem Arbeitsalltag durchführst. Dazu solltest du erklären, wie du die Arbeiten durchgeführt hast. Zum Beispiel ob du eigenständig oder zusammen mit anderen Kollegen gearbeitet hast. Oder welche Geräte und Hilfsmittel du dafür benutzt.
Einweisungen oder Lehrgespräche, die deine Ausbilder mit dir durchführten, gehören auch mit ins Berichtsheft. Wenn du in Maschinen eingewiesen wirst oder dir erklärt wird, wie du ein bestimmtes Computerprogramm nutzen sollst, kannst du dieses auch als Punkt in deinem Berichtsheft eintragen.
Deine Schultage gehören natürlich auch mit ins Berichtsheft. Hierbei kannst du die Fächer deines Schulunterrichts, die Themen deiner Unterrichtsstunden und besondere Punkte, die du in der Schule gelernt hast, eintragen.
Wenn dich dein Ausbildungsbetrieb zu Schulungen schickt, solltest du den Inhalt dieser Schulungen und was du dort gelernt hast in dein Berichtsheft eintragen.
Deine Fehlzeiten wie zum Beispiel Feiertage, Urlaubstag oder Krankheitstage müssen in deinem Berichtsheft festgehalten werden damit es vollständig und nachvollziehbar ist. Du solltest daher an solchen Tagen keine Lücken lassen, sondern kurze Stichpunkte liefern, was an diesem Tag war. Zum Beispiel: Sommerurlaub, Krankheit oder Pfingstmonat/Feiertag. Dadurch kommst du auch nicht mit den Tagen durcheinander und trägst etwas an dem falschen Tag ein.

In deine Berichte gehören keine Firmen internen Informationen. Du solltest dir immer überlegen, ob deine Aufzeichnungen Informationen enthalten, die dein Ausbilder nicht außerhalb der Firma erzählen würde.

Zu jeder deiner Tätigkeiten musst du eintragen wie lange du diese durchgeführt hast. Hierbei kommt es nicht auf die Minute an, es reicht also, wenn du die Zeit auf die Viertelstunde genau angibst. Mit der Zeitangabe soll zum Beispiel sichergestellt werden, dass du nicht täglich Stunden lang
die Halle fegen must.

Was muss ich beachten?

• Dein Ausbilder muss regelmäßig dein Berichtsheft kontrollieren. In der Regel wird ein monatlicher Rhythmus gewählt.
• Dein Berufsschullehrer kann in einigen Ausbildungsberufen im Rahmen der Lernortkooperation dein Berichtsheft zur Ansicht einfordern. Er möchte dabei kontrollieren, ob deine betriebliche Ausbildung vom Umfang und zeitlichem Ablauf zu deiner schulischen Ausbildung passt.
• Wenn du noch nicht volljährig bist, kann dein Ausbilder oder die zuständige Kammer verlangen, dass du dein Berichtsheft auch deinen Eltern vorlegen musst.
• Dein Berichtsheft wird während der Zwischen- und Abschlussprüfung vom Prüfungsausschuss kontrolliert. Man möchte sicherstellen, dass deine Berufsausbildung dem Qualitätsanspruch, dem Umfang und den Vorgaben entsprochen hat. Sollte das nicht der Fall gewesen sein und du bestehst die Prüfung nicht, hast du unter Umständen das Recht entschädigt zu werden. Die Bewertung durch den Prüfungsausschuss fokussiert sich nur darauf, ob dein Berichtsheft den Ansprüchen genügt oder nicht. Sollte es das nicht, kannst du von der Prüfung ausgeschlossen werden. Benotet wird dein Berichtsheft jedoch durch den Prüfungsausschuss nicht. Es kann allerdings manchmal der Ausschlaggebende Punkt bei der Wahl der besseren oder schlechteren Note sein oder bei Unstimmigkeiten die Grundlage für gewisse Fragen in der mündlichen Prüfung.
• Auf jeder Berichtsseite sollte dein Name, das Ausbildungsjahr, in dem du dich befindest, die laufende Berichtsnummer und der Berichtszeitraum stehen, sodass eine Zuordnung leicht möglich ist.
• Du musst unbedingt sauber Schreiben, damit der Prüfer auch garantiert später deine Berichte lesen kann. Sauklaue? Kein Problem! Mit unserem digitalen Berichtsheft kannst du deine Berichte einfach mit dem Handy schreiben. Frag doch mal deinen Ausbilder, ob er dich kostenlos anmeldet, denn es gibt noch ein paar tolle weitere Hilfestellungen, die dir das Schreiben deines Berichtshefts erleichtern.
• Dein Berichtsheft sollte insgesamt ordentlich aussehen und in einem Hefter oder Ordner abgeheftet sein. Kaffeetassenränder oder Fettflecken sind nicht gerne gesehen!
• Du kannst deine Berichte handschriftlich oder digital führen, wenn du das mit deinem Ausbilder absprichst.
• Du musst dein Berichtsheft bis zum Ende deiner Ausbildung lückenlos führen, selbst wenn du es bereits bei der Abschlussprüfung abgegeben hast.

Im Anschluss habe wir noch eine Checkliste für dich. In dieser findest du noch eine Vielzahl weiterer Punkte, auf die du achten solltest, damit du keine Probleme wegen eines mangelhaften Berichtshefts bekommst. Wenn du alle Punkte beachtet und abhaken kannst, ist dein Berichtsheft Safe!
Du solltest es nun unterschreiben und deinem Ausbilder zur Kontrolle geben.

Viel Erfolg wünscht dir dein DiBaP-Team